Profesionálne obstarávanie Amanita vyžaduje viac ako len pridanie niekoľkých súvisiacich produktov do jedného katalógu. Táto príručka sa zameriava na to, aby špecifikácie, referencie šarží a obchodné záznamy boli oddelené v rámci zmiešanej objednávky.
Kupujúci by mal previesť obchodné očakávania na písomné kontroly názvov druhov, identity šarže, baliacich zoznamov a požiadaviek na miesto určenia. To vytvára referenciu, ktorú môžu spoločne využívať nákup, kvalita, logistika a dodávateľ.
Začnite s kontrolovanou mapou produktov
Uveďte každý navrhovaný druh a formát samostatne a potom zaznamenajte komerčnú úlohu každej položky. Mapa by mala pred porovnaním cenových ponúk zviditeľniť názvy druhov, identitu šarže, zoznamy balení a požiadavky na miesto určenia.
Vyhnite sa používaniu popisov na úrovni rodiny, ak sa vyžaduje rozhodnutie na úrovni druhu alebo formátu. Jasné pomenovanie zabraňuje neskorším chybám v dokumentoch a prijímaní.
Pre viacdruhový rad Amanita preveďte toto rozhodnutie na datovanú písomnú referenciu zdieľanú nákupcom, kvalitou, skladom a dodávateľom. Zaznamenajte zodpovedného kontrolóra, použité dôkazy a všetky povolené odchýlky, aby bolo možné použiť rovnakú kontrolu na vzorku, výrobnú dávku a opakovanú objednávku.
Definujte dôkazy pred schválením
Rozhodnite, ktoré špecifikácie, fotografie, vzorky a záznamy prepojené s dávkami sú potrebné pre rozhodnutie. Dôkazy by mali predstavovať skôr navrhovanú ponuku než len všeobecný marketingový sortiment.
Používajte rovnaké kontrolné otázky u všetkých dodávateľov a zároveň povoľte, aby kritériá prijatia odrážali skutočné rozdiely medzi produktmi.
Oddelené obchodné a kvalitatívne rozhodnutia
Cena, minimálne množstvo objednávky a dodacia lehota nepatria k recenzii produktu a dokumentu. Komerčne atraktívna ponuka môže stále vytvárať operačné riziko, ktorému sa dá vyhnúť.
Zaznamenajte, kto schvaľuje špecifikáciu, dokumenty, logistiku a konečný nákup, aby jedna silná vlastnosť nezakrývala nevyriešenú požiadavku.
Otestujte proces na zvládnuteľnej objednávke
Vzorka alebo pilotná objednávka by mala otestovať komunikáciu, balenie, papierovanie a príjem, ako aj samotný materiál. Zmiešané objednávky sú užitočné najmä pri hľadaní problémov s pomenovaním a mapovaním kartónov.
Pred zvýšením objemu alebo pridaním ďalšieho produktu do sortimentu si uschovajte schválené referencie a poznačte si každú odchýlku.
Vytvorte ovládanie opakovaného poradia
Preneste si schválenú špecifikáciu a spätnú väzbu k šarži pri ďalšom nákupe. Opakovaná dodávka by sa mala stať predvídateľnejšou, pretože referencia sa zlepšuje s každou dodávkou.
Znova potvrďte akúkoľvek zmenenú triedu, formát, metódu balenia alebo požiadavku na miesto určenia namiesto toho, aby ste predpokladali, že sa na ňu vzťahuje predchádzajúce schválenie.
Priraďte každý dokument k zásielke
Názov produktu, číslo šarže, množstvo a popis balenia by sa mali zhodovať so špecifikáciou, záznamom o šarži, certifikátom, faktúrou, baliacim zoznamom a kartónovým štítkom. Pred objednávkou vytvorte jednoduchú maticu dokumentov, aby kupujúci videl, kto vydáva jednotlivé záznamy a kedy budú k dispozícii.
Pred odoslaním vyriešte medzery v dokumentoch
Skontrolujte koncepty dostatočne skoro, aby ste pred načítaním opravili chyby v názvoch, destináciách alebo odkazoch na šaržu. Ak nie je možné dodať požadovaný záznam, zdokumentujte medzeru a získajte obchodné rozhodnutie namiesto toho, aby sa zásielka doručila s nevyriešeným zadržaním.